Вакансия - Секретарь руководителя, Калининград

1) организация своевременной обработки, поступающей документации, поручений и ознакомление сотрудников с поступившими документами;

2) администрирование входящих телефонных звонков;

3) подготовка отчетов о результатах рассмотрения обращений граждан;

4) ведение журналов учета входящей и исходящей корреспонденции (документов, материалов), своевременная передача на исполнение сотрудникам;

5) регистрация входящих и исходящих документов в системе эл. документооборота СЭД «Дело»;

6) мониторинг исполнительской дисциплины, составление и рассылка справок-напоминаний;

7)  проверка документов на соответствие нормам документооборота, инструкции по делопроизводству;

8)  контроль за соблюдением сроков исполнения документов;

9)  обеспечение подготовки, оформление и своевременная отправка исполненной документации по адресатам, осуществление взаимодействия с Почтой России (бокс-сервис);

10)  взаимодействие с органами исполнительной власти Калининградской области, органами местного самоуправления, организациями;

11) составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя;

12)  ведение календаря личного приема граждан;

13)  выполнение разовых поручений руководителя;

14)  составление и согласование номенклатуры дел;

15)  составление описи дел, передаваемых на хранение в архив, архивирование дел и подготовка к сдаче в архив.