Вакансия - секретарь-администратор, Ставрополь

• Прием и распределение телефонных звонков учреждении:

          - устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать  

            деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

          - перенаправление телефонных звонков руководству и работникам   

            учреждения;

          - регистрация поступающих телефонных звонков;

          - получение необходимой информации и передача санкционированной

            информации по телефону;

          - сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия.

Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и  

  помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

          - Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений  посетителей;

- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

 - Обеспечивать конфиденциальность информации;

 - По просьбе руководителя при посещении высокопоставленных гостей 

или гостя приготовить напитки (чай, кофе, прохладительные напитки).

• Принимать документы и личные заявления,  входящую и исходящую корреспонденцию по электронной почте и от сотрудников учреждения, передавать ее руководителю учреждения для  визирования и на основании  визы  распределять для дальнейшей работы в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
•   Составлять и вести учетные документы;          -   Приказы по основной деятельности учреждения;          -   Журналы входящей и исходящей корреспонденции;          -   Журналы регистрации заявлений;          -   Вести базу данных касающуюся работников учреждения( контакты,                дни рождения сотрудников с учетом вновь принятых и обновлять не реже одного раза в квартал );          -   Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы        руководителя.

         -   Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя работниками.

         -    По поручению директора составлять письма, запросы, другие  документы,  готовить ответы авторам  писем.

         -  По указанию руководителя,  печатать служебные материалы,  необходимые для его работы.

         -  Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения  и передачи информации административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.

•  Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. 
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел учреждения,  обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.