Вакансия - Делопроизводитель, Сочи

Принимать, выполнять первичную обработку и регистрацию поступивших документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Производить обработку, регистрацию и отправку исходящих документов (в том числе посредством электронной почты) в соответствии с установленными правилами и сроками. Выполнять в соответствии с установленными правилами и сроками работу по сопровождению документов текущего делопроизводства, передаче их на резолюцию руководителю и далее - в соответствии с резолюцией - в соответствующие структурные подразделения Предприятия. Следить за прохождением документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Контролировать исполнение документов и поручений руководителя Предприятия, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов Предприятия. Разрабатывать проекты документов Предприятия по поручению руководителя, в том числе проекты служебных записок, исходящих писем. Обеспечивать сохранность служебной документации. Получать для руководителя сведения от работников структурных подразделений Предприятия, обобщать их в сводной информации. Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации). Вести и оформлять протоколы. Выполнять печатные и копировально-множительные работы. Формировать реестры входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, приказов, обращений граждан. Осуществлять мониторинг приказов Предприятия, проставлять отметки в приказах, в которые внесены изменения, и в приказах, утративших силу. Осуществлять взаимодействие в интересах Предприятия с почтовыми отделениями АО «Почта России», выполнять отправку (по реестру отправленных документов) и получение почтовой корреспонденции Предприятия. При необходимости использовать услуги курьерских служб. Разрабатывать номенклатуру дел Предприятия и поддерживать её в актуальном состоянии. Контролировать формирование дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях Предприятия. Принимать дела в архив Предприятия от структурных подразделений. Проверять сроки хранения документов, составлять протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать выделение дел, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать обработку дел, подлежащих длительному хранению: составление внутренней описи дел для особо ценных документов, оформление дел, оформление обложек дел, составление описей дел.